Comment construire un programme de formation rapidement en 5 étapes faciles

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La vitesse de changement dans le monde du travail d’aujourd’hui est fulgurante. Les offres de produit, les stratégies marketing, les structures de société et les politiques d’entreprise évoluent rapidement dans le monde fluide et hyperconnecté de 2018. La formation est cruciale et obtenir cette formation rapidement est quelque chose qui ne peut pas être négligée.

5 étapes faciles pour construire un programme de formation rapidement

Il peut être difficile de respecter les délais si l’on considère la vitesse de changement dans le monde du travail d’aujourd’hui. La formation est essentielle pour aider les équipes à s’adapter à ce large spectre du changement. Les organisations doivent souvent construire un programme de formation avec un temps de préparation limité.

Cela signifie que les formateurs doivent être agiles. Mais l’agilité ne veut pas dire travailler rapidement. Cela signifie savoir s’adapter et mettre en place un plan fiable de production quand il est temps de créer une formation rapidement.

Vous avez seulement un mois pour développer un programme de formation ? C’est dur, mais pas impossible. Utilisez ce calendrier divisé en 5 étapes et vous pourrez créer sans problème une expérience de formation impactante pour votre personnel.

  • Jours 1-2 : établissez vos objectifs

Quand vous manquez de temps, vous devez absolument vous concentrer sur vos objectifs d’apprentissage. La première étape est donc de les définir. Parfois, les objectifs vous seront donnés, et parfois vous devrez les trouver par vous-même. Dans le second cas, l’approche la plus rapide est de travailler à l’envers en partant de ce que vous voulez que votre personnel ait appris à la fin de la formation, soit capable de faire.

Disons qu’une nouvelle régulation vient d’arriver. Vous voulez que votre équipe puisse apprendre ce qu’il faut pour être conforme aux attentes. Mais comment les mener jusque-là ? Quels procédés devront changer ? Qui aura le fardeau de respecter les nouvelles exigences ? Comment les professionnels qui ne respectent pas ces nouvelles exigences seront affectés ?

Dans le processus de réflexion de ces questions pratiques basiques, vous découvrirez ce que votre personnel a besoin d’apprendre. Affinez vos recherches pour en faire une liste d’objectifs de formation et vous aurez la base dont vous avez besoin pour construire votre programme de formation.

  • Jours 3-6 : évaluez le public

Tandis que la contrainte de temps vous tentera peut-être d’aller directement à la phase de planification, il est important de vous rappeler que la formation est efficace seulement quand elle est faite pour les apprenants. Quand le « quoi » est établi, vous devez passer du temps à vous demander « pour qui ? ».

De nombreux facteurs personnels impactent le développement de la formation pour un public précis. A part les objectifs de formation, cela inclut le style idéal d’apprentissage, les connaissances déjà acquises sur le sujet, l’environnement d’apprentissage et les stratégies d’apprentissage et d’application.

Cela peut paraître beaucoup à faire dans un si bref délai, mais c’est réalisable. Prenez vos employés à part pendant 5 minutes pour un entretien, ou envoyez-leur un e-mail pour une enquête rapide afin de jauger ce qu’ils savent déjà.

Prenez aussi des notes sur les emplois du temps et la localisation de votre équipe. Est-ce une équipe dispersée qui comprend plusieurs travailleurs à distance ? Y-a-t-il un conflit dans les emplois du temps ou les équipes qui fait que l’équipe ne pourra pas être formée simultanément ?

Il est peu probable que votre équipe entière puisse venir à une session de formation avec un avis de dernière minute, mais avec les options d’aujourd’hui pour les formations en ligne et à la demande, cela devrait être une opportunité plutôt qu’un problème.

  • Jours 7-16 : créez un plan

Un point clé de savoir comment construire un programme de formation en un mois est de reconnaître l’importance d’un plan. Maintenant, il est temps de prendre les objectifs d’apprentissage et les évaluations du public et de les utiliser pour créer un plan de formation qui correspond aux besoins de chacun.

Les détails de votre plan seront contingents à la nature de votre projet. Il y a plusieurs façons d’écrire un plan et différents aspects que vous pouvez inclure. Pour parler de manière générale, votre plan devrait expliquer :

  • Quelle sera la formation
  • Qui recevra la formation
  • Quels horaires seront utilisées
  • Quels contenus seront utilisés
  • Qui supervisera/administrera la formation
  • Comment les compétences seront testées

Quand vous créez le plan, décomposez votre programme aussi minutieusement et clairement que possible. Si votre formation est divisée en différentes parties pour différentes personnes de votre équipe, mettez en avant les différences entre ces parties.

Il est l’heure d’entrer dans les détails essentiels. Au lieu de seulement lister les temps de session, exposez le contenu que chaque session couvrira et quels bénéfices vos apprenants en tireront.

Même si vous n’avez pas 10 jours pour préparer un plan (même si vous n’avez qu’un seul jour), vous devriez être capable de noter des réponses rapides à chacun des points listés plus haut. Faire un plan ne vous permet pas seulement de donner une structure à votre formation, cela vous force aussi à penser de manière tactique, ce qui augmentera votre impact.

  • Jours 17-26 : développez un contenu de programme de formation

Avec un plan établi, vous avez maintenant besoin d’outils de formation. Puisque la plupart de votre formation se fera en ligne, l’aspect le plus chronophage de cette phase (c’est pourquoi 10 jours lui sont allouée) est de développer les cours en ligne que votre personnel utilisera.

Pour développer un contenu de formation rapidement, vous avez besoin de choisir attentivement une LMS et vos outils auteurs. Des fonctions comme l’intégration de vidéos, des tests sont importantes pour une formation en ligne et doivent être intuitives et faciles d’usage. Si elles ne sont pas intégrées dans la LMS et accessibles même pour les non-experts, le processus de création de contenu deviendra trop laborieux.

Si vous formez votre personnel au complet sur le même sujet, la fonction de contenu réutilisable et de modèles sera particulièrement importante à trouver dans les logiciels auteurs. Quand vous créerez différentes versions d’un cours pour chacun de vos départements, cela vous permettra de réutiliser le contenu sans partir de rien sur chaque cours, vous faisant économiser un temps précieux.

Si vous devez commander du matériel en plus comme des guides ou des vidéos, il est temps de le faire.

  • Jours 27-30 : finalisez, testez, lancez et mesurez

Avant de vous lancer, passez les derniers jours à tout revoir. Revoyez votre plan une dernière fois, faites des ajustements de dernière minute et assurez-vous que vous et votre équipe soyez sur la même longueur d’onde quant à la mise en place.

Vous devriez aussi faire une dernière révision de la qualité des cours que vous avez créés. La meilleure manière de le faire est de les lire vous-même. Cherchez les bugs ou les trous dans le contenu. Une fois que vous vous sentez confiant vis-à-vis de votre travail, lancez votre programme de formation et commencez à mesurer son succès.

Le mot de la fin

Vous aurez sûrement affaire à la même situation dans le futur, alors utilisez celle-ci comme expérience d’apprentissage. Revoyez votre processus après que la formation soit terminée pour identifier les erreurs et apprenez comment les corriger. Le changement peut arriver rapidement, mais avec une volonté d’apprendre, vous pouvez vous en sortir.

J’espère que cet article vous aura fourni les informations attendues. N’hésitez pas à me contacter à mathilde@kaouenn-elearning.fr si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique.

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