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9 bonnes pratiques pour la mise en place d’une plateforme de formation à distance (LMS)

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Ici, nous vous partageons les 9 bonnes pratiques pour la mise en place d’une plateforme de formation en ligne. Elles  sont issues de nos expériences dans le e-learning, notamment auprès des fournisseurs de plateforme LMS ou LCMS du marché et clients ayant un projet de formation à distance.

Comment mettre en place une plateforme d’apprentissage à distance ?

Après plusieurs sessions de délibération et de réflexion concernant les pour et contre d’une plateforme de formation, votre organisation a finalement tombé d’accord pour valider l’idée. A cette heure-ci, il est donc avéré qu’une plateforme LMS est un investissement sur lequel vous comptez pour former vos collaborateurs, employés ou étudiants, pour augmenter leurs connaissances et s’assurer qu’ils restent à la page. Les bases sont en place : Analyse structurelle approfondie de vos besoins afin d’exposer ce que la LMS va vraiment fournir, recherches méticuleuses du fournisseur adéquat, négociations pour le meilleur contrat, etc.

Viens maintenant la partie la plus intéressante, l’exécution de la plateforme, la mise en place du LMS au sein de votre organisation. Sa réussite demande un soutien sans faille et un planning scrupuleux notamment si l’on considère l’impact important que le système va avoir, pas seulement sur votre organisation mais aussi sur les collaborateurs, les apprenants et encore la direction.

Avec un peu de travail préparatoire et un plan convenable, mettre en place une plateforme LMS peut être l’un des paris qui rapporte le plus à votre organisation. Voici quelques étapes que vous pouvez suivre pour vous assurer d’une mise en place en douceur :  

  • Identifier les objectifs

Avant que le processus de mise en place ne commence, il est utile de faire une liste d’objectifs à atteindre. Assigner une chronologie à ces objectifs vous sera utile. Certains peuvent être urgents pour la réussite de votre organisation, tandis que d’autres sont des objectifs à atteindre comme un but ultime. Il est plus logique de se concentrer d’abord sur l’essentiel avant d’aller plus loin. Priorisez vos objectifs.

  • Construire une équipe compétente

Une fois les objectifs établis, la prochaine étape est de créer une équipe qui aura en charge la mise en place de la plateforme LMS. L’équipe doit être formée de représentants venant des différents services de l’organisation tels que les ressources humaines, le service informatique, le service formation ou encore la direction. Vous pouvez poser une date limite afin que l’équipe se réunisse, mais il est de leur rôle de fournir un plan original afin de mener le projet d’exécution à bien.

  • Impliquer la direction

Une plateforme de formation en ligne n’est pas quelque chose avec lequel vous allez faire des économies dans un premier temps. Par conséquent, c’est un plus d’avoir l’appui, le soutien de la direction au sein de votre organisation. De plus, ce sont eux qui gèreront l’aspect financier/commercial du projet, tenir au courant la direction des avancements de ce projet est un bon point de départ pour vos échanges.

  • Faire la liste des personnes soutenant le projet

Si vous n’avez pas rapidement l’approbation des intervenants dans ce projet, il y a des chances que tous les efforts menés durant le travail préparatoire soient vains. La première étape est de définir qui sont les principaux acteurs dans ce projet et de comprendre leurs rôles. Les intervenants sont les personnes individuelles et les groupes directement ou indirectement touchés par le projet de formation via LMS. Si ces personnes ne soutiennent pas ce système, il existe des risques que le projet n’aboutisse pas, causant ainsi une perte de temps et d’argent.

  • Développer une stratégie pour fournir une formation adéquate

Dès le début, il est impératif d’avoir un support technique adéquat afin de gérer les problèmes qui pourraient se poser après la mise en place de la plateforme de formation à distance. Avant cette mise en place, assurez-vous de réunir les bons outils de formation pour vos formateurs, la direction ainsi que vos apprenants, afin que tout le monde soit à la page quand il sera l’heure d’utiliser la plateforme à son potentiel maximum. Ce plan de formation doit faire en sorte de savoir comment utiliser la plateforme mais aussi quand. A la fin de la période de formation, votre équipe devra avoir une bonne connaissance et une bonne maîtrise du logiciel.

  • Préparer votre service informatique

La mise en place d’une plateforme de formation en ligne peut-être une tâche fastidieuse si votre service informatique, qui sera omniprésent avec son support technique, est mal préparé. L’équipe informatique est responsable de la migration efficace des données et d’autres tâches liées à son service durant la mise en place du processus. Cela peut inclure l’authentification du logiciel, les configurations du système, la gestion de la sécurité des données et l’intégration de solutions. Avoir cette équipe à vos côtés est essentiel pour le bon déroulement du processus.

  • S’assurer d’une bonne configuration

L’essentiel de la mise en place du processus sera la configuration de la plateforme LMS afin qu’elle soit adaptée au besoin de votre entreprise. Afin que cela soit efficace, votre équipe doit bien comprendre le fonctionnement de votre entreprise et les données nécessaires à ce fonctionnement. Votre fournisseur pourra vous aider à comprendre les capacités et les fonctions de votre LMS.

  • Discuter avec les acteurs du projet

Une bonne communication est le meilleur moyen de faciliter le déploiement de votre plateforme de formation Dirigez des groupes comprenant des acteurs clés, des utilisateurs clés et des différents départements afin que les besoins, les problèmes et les objectifs soient compris. Des collaborateurs manquant d’informations peuvent avoir un impact dévastateur sur le projet..

  • Avoir un plan pour l’après mise en place

La mise en place de la plateforme ne s’arrête pas le jour du lancement. Bien au contraire, ce n’est que le début du voyage. Assurez-vous du bon fonctionnement du service en charge de l’assistance et de l’enseignement et qu’ils possèdent la documentation nécessaire.

Si vous avez réalisé chacune des étapes citées, vous êtes fin prêt pour ce changement dans votre organisation !

J’espère que cet article de bonnes pratiques vous aura facilité la mise en place d’un projet e-learning. N’hésitez pas à me contacter à mathilde@kaouenn-elearning.fr si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique.

Vous vous demandez de qui avez-vous besoin pour gérer votre plateforme e-learning ? Lisez cet article.