5 conseils pour se préparer à l’externalisation de vos projets e-learning

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Dans cet article, je vais partager avec vous 5 conseils pour préparer la sous-traitance de votre prochain projet e-learning et vous permettre d’éviter de mauvaises surprises. Cela vous permettra peut-être d’éviter des quiproquos sur des actions, des attentes décrites trop vaguement, des contraintes temporelles, géographiques sous estimés. Tous ces paramètres sont à prendre en compte lorsque l’on travaille en collaboration sur un projet à distance, c’est donc le cas lorsque vous souhaitez externaliserez votre contenu e-learning. 

Comment se préparer à l’externalisation de projet e-learning ?

Sous-traiter certaines opérations stratégiques, telles que votre projetde formations à distance, est un moyen utile de faciliter son installation et sa pérennisation au sein de votre entreprise. Cela permet à vos équipes de concentrer leur énergie et leurs compétences là où il le faut. Mais l’externalisation e-learning peut générer un ensemble de nouveaux défis. Travailler avec une équipe qui a des objectifs, des cibles et des moyens de travail différents peut demander certains efforts et réajustements.
Regardons les 5 façons d’éliminer le stress de la sous-traitance de votre prochain projet e-learning :

  • Soyez précis dans votre demande

Lorsque vous commencez votre recherche d’un prestataire de sous-traitance e-learning, vous devez le renseigner au maximum sur vos attentes pour qu’il puisse se projeter dans le projet. Rassemblez les informations essentielles qu’il doit connaître. Identifiez le type de formation en ligne dont vous avez besoin, éventuellement demandez autour de vous des suggestions, de plus en plus d’entreprises se lancent dans le e-learning, les expériences passées (qu’elles soient bonnes ou mauvaises) d’autres usagers peuvent vous guider.

Une fois que vous avez collecté les informations et définit vos attentes avec précision, vous pouvez, par exemple jetez un œil surla toile pour trouver des réalisations e-learning à donner en exemple.

  • Obtenez une réponse écrite

Les accords verbaux ne sont pas toujours évidents, car ils se réduisent à une parole contre l’autre. Il peut y avoir des erreurs et malentendus qui peuvent entraîner de graves conséquences. Assurez-vous que tous les éléments essentiels soient confirmés au minimum par mail, afin de garder une trace écrite. Les éléments comme la durée des modules e-learning, les matières enseignées, les délais de réalisations, les conditions de paiement doivent par exemple tous être écrits. Au fur et à mesure que les discussions avancent, il est important d’avoir un contrat détaillé tenant compte de tous les problématiques pouvant être litigieuses.

  • Identifiez des gestionnaires de projets e-learning dans les deux équipes

Les difficultés de la bureaucratie dépassent ses avantages. Elle peut ralentir les progrès et causer des obstacles inutiles dans n’importe quel système. Cela dit, un projet d’externalisation e-learning nécessite une hiérarchie claire afin d’avancer avec précision. L’équipe de travail n’a pas besoin d’être grande. Plus petit elle sera,mieux c’est.
Idéalement, il devrait y avoir un gestionnaire de projet e-learning dans chaque partie, ils seront responsables de leurs équipes e-learning. Ces deux gestionnaires devraient créer des rapports et communiquer facilement l’un avec l’autre. Avoir un processus clair de communication entre les deux équipes e-learning permet de surveiller les progrès et de gérer facilement tout problème pouvant survenir. Ces deux gestionnaires devraient être alors soigneusement sélectionnées. Assurez-vous donc que ces derniers possèdent de bonnes qualités relationnelles afin que le travail se passe bien.

  • Testez soigneusement votre solution actuelle

Testez votre solution actuelle de gestion de la formation du point de vue de l’apprenant pour avoir cet œil frais et inexpérimenté qui vous aidera à identifier les défis potentiels de votre projet e-learning. Si vous en possédez un, assurez-vous que votre LMS inclut une assistance technique pour identifier et résoudre les potentielles difficultés techniques à venir. Notez, faites des captures d’écran des améliorations à apporter et obstacles à résoudre.  

  • Rassemblez vos ressources de formation existantes

Dans certains cas, vous avez peut-être déjà sous la main toutes vos ressources de formation en ligne. Par exemple, les webinaires que vous avez réalisés dans le passé, ou des vidéos de tutoriels que vous avez utilisés dans vos cours antérieurs …. Même les documents imprimés destinés à la formation en présentielle peuvent vous servir. Faites, alors le bilan de vos ressources pertinentes de formation, classer les et donner les à votre prestataire de sous-traitance e-learning.  Ce dernier pourra réutiliser ce contenu pour votre nouveau projet e-learning ou s’inspirer de vos réalisations. Une autre ressource importante à remettre est la description de votre audience, les rapports LMS et résultats d’évaluation.

Le choix d’externaliser votre projet e-learning n’est que la première étape de votre processus. Vous avez besoin de quelques étapes supplémentaires pour vous assurer que votre projet de formation en ligne se déroule au mieux. Évaluez les options qui s’offrent à vous avant de choisir le bon prestataire. Tous les accords, les contrats et les délais doivent se faire par écrit. Avoir une structure claire à la fois au niveau de votre équipe interne et au niveau de l’équipe externalisée, est indispensable afin que chacun sache quelles sont ses responsabilités. Enfin, n’oubliez pas de tester votre LMS et d’essayer d’identifier tous ses différents problèmes. Tous ces détails aideront à ce que tout se passe comme prévu dans votre plan.

J’espère que cet article vous aura fourni les informations attendues. N’hésitez pas à me contacter à mathilde@kaouenn-elearning.fr si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique.

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